Mijn werk: QKunst Collectiebeheer

murb bestaat 6 jaar. Een goed moment om terug te blikken op de opdrachten van weleer. Deze keer: QKunst Collectiebeheer

Wat is het?

Dit is wat QKunst zelf schrijft:

QKunst is gespecialiseerd in het inventariseren van grote bedrijfscollecties. Om deze inventarisaties nog soepeler te laten verlopen, ontwikkelden wij QKunst Collectiebeheer, een web applicatie voor collectiebeheer. Hiermee worden grote hoeveelheden informatie over een collectie toegankelijk en kunnen we uitgebreide rapportages uitdraaien.

Het probleem

QKunst had te maken met meerdere zaken die verbeterd konden worden ten opzichte van hun oude tool: Excel.

• De foto’s van kunstwerken waren lastig te beheren,
• Rapportages waren moeilijk te maken,
• Versiebeheer vroeg te veel aandacht.

Gaandeweg ontonden er nieuwe ideeën waarmee de dienstverlening verder verbeterd kon worden: communicatie rondom specifieke werken, het zou handig zijn als facilitair medewerkers ook delen van de data up-to-date konden houden, etc.

Terzijde: Al kent de museale wereld interessante pakketten, deze bleken te lastig in gebruik (en helemaal niet geschikt voor mensen buiten de kunstsector), vereisten dure licenties en een bedrijf met een kunstcollectie heeft andere wensen dan een museum.

De oplossing

murb ontwikkelde, en ontwikkelt, in nauwe samenwerking met het team van QKunst, een applicatie waarin zij online en offline kunst kunnen inventariseren en beheren. De data is voor alle medewerkers altijd actueel. Daarnaast kunnen bijvoorbeeld facilitair medewerkers binnen een organisatie eenvoudige mutaties maken en laagdrempelig hulp inschakelen van een QKunst medewerker wanneer zij vragen hebben middels een kunstwerk en -collectie gebonden communicatiesysteem.

De uitdaging

Kunstadviseurs zijn geen technici. Ze wisten wel dat het beter kon, maar niet hoe. En murb is geen kunsthistoricus. Door nauw samen te werken en in kleine stappen op te leveren (waarmee overigens ook het budget beheerst kon worden), konden we samen een applicatie ontwikkelen waarmee de adviseurs van QKunst inmiddels dagelijks werken: niet alleen om werken te inventariseren, maar ook om rapportages te maken en taxaties te beheren. Dankzij de goede migratiemogelijkheden die het Ruby on Rails framework biedt, konden snelle tijdelijke workarounds zonder problemen gemigreerd worden naar degelijke blijvende oplossingen.

De ontvangst

Waar we begonnen met een quote van de website, sluiten we af met een quote van een van de medewerkers:

“Wat een overzicht, het werkt echt een stuk beter en professioneler. We kunnen hiermee een professioneler resultaat opleveren aan de klant.”

Het is daarom niet voor niets dat een van de laatste zaken die murb opleverde een import functie was om het archief voor goed op te slaan in de collectiebeheer tool van QKunst.

Zelf ook een probleem dat een oplossing nodig heeft? Neem vrijblijvend contact op met murb.