Excel?!

An article, posted more than 3 years ago filed in , , , , & .
Excel?!

Ik klaag niet meer over Excel (of andere spreadsheet-software): het is krachtig en maakt databases en software maken toegankelijk voor grote groepen gebruikers. Het geeft macht aan de gebruikers.

Excel maakt daarnaast het delen van informatie erg laagdrempeling: rondom veel organisaties staat immers (terecht) een grote firewall die informatie uitwisseling bemoeilijkt. Één van de weinige gaatjes waardoor je bijna altijd nog steeds gestructureerde data kunt uitwisselen heet e-mail, met een bijlage.

Op een gegeven moment ben ik gaan denken aan het idee "Excel als database": in plaats van de ervaren kantoorgebruiker een ERP-achtig systeem op te dringen kan ook de bestaande workflow subtiel en gradueel verrijkt worden. De flexibiliteit van Excel gecombineerd met de consistentie en later ook de data-integriteit van een centrale database. Best of both worlds? Een case study is op komst.

Continue reading...

Waarom gaat de ERP installatie vaak mis?

Hoewel hierover veel geschreven is, is volgens Herb Krasner (2000) het grootste probleem dat de projecten veelal te groot en complex opgezet zijn. Hierdoor is het vaak onduidelijk of men bezig is met implementatie van software of het herinrichten van het bedrijfsproces. Terwijl volgens Krasner de meeste studies indertijd waren gericht op managementproblemen (denk aan o.a. beperkte integratie van de planning, slechte communicatie tussen mensen, een gebrek aan een formeel besluitsprocedure, een gebrek aan goede testcriteria en het negeren van eerder geleerde lessen uit eerdere implementaties) is het de vraag hoe deze management problemen voorkomen konden. Voor de hand liggende oplossingen zijn focus, teamwork, heldere scope, duidelijke business case, goede planning van training & support, waar mogelijk bestaande software slim aan te passen, een goede architectuur, doordacht pr…

Continue reading...

ERP systemen en gebruiksvriendelijkheid

Blader door een blaadje voor ondernemers en er staan advertenties in van bedrijven die ERP systemen aan de man brengen. ERP systemen, in goed Nederlands: enterprise resource planning. Mooi natuurlijk dat dat kan, maar is het voor een klein bedrijf nu wel echt een voordeel? Zit je als kleine organisatie niet straks gewoon met een complex en ongebruiksvriendelijk systeem waarbij alles weliswaar digitaal en centraal is opgeslagen, maar de productiviteit niet positief wordt beïnvloed? In dit artikel ga ik in op de gebruiksvriendelijkheid van ERP systemen, en waarom het zo belangrijk is om daar op te letten.

Deze post is een vervolg op een alweer drie jaar oude post over ERP, MKB en nut).

Redenen om een ERP systeem te installeren zijn allereerst het verbeteren van de efficiëntie, ten tweede betere integratie tussen systemen en afdelingen en ten derde het reduceren van risico door verminderde fouten en het bieden van actuele overzich…

Continue reading...

Als je de mensen op de werkvloer niet kunt verslaan

An article, posted more than 7 years ago filed in , , , , , , , , , & .

Veel techneuten wensen het niet te accepteren. In technische zin is het ook geen database. Maar zo wordt het door gebruikers wel gebruikt. Excel is voor hen een goede structuur om data in op te slaan. En Excel formules zijn hun SQL.

Of IT-professionals blij moeten zijn met het Excel gebruik doet er eigenlijk niet toe. Het voldoet voor velen aan hun wensen. Ja meneer of mevrouw Puritein: het is geen open formaat, ja het ontwerp van het bestandsformaat kent vele (vanuit de lange historie ontstane) 'ranzigheden' die het inlezen ervan lastig maakt. Maar het werkt wel.

Wanneer je gaat communiceren met gebruikers dan val je van de ene verbazing in de andere: je kunt er zelfs huizen mee inrichten (grid maken van vierkante blokjes), zo'n bestand delen op een server en er samen in werken (voordeel van een bureaucratische omgeving is dat niemand verantwoordelijkheid heeft voor een eventuele fout). En velen op de 'normale' werkvloere…

Continue reading...

Oplossingen die wel werken zijn veiliger.

Waar vroeger de gaafste machine’s bij professionele instellingen stonden staan deze nu bij de mensen thuis. ‘Het werk’ kan inmiddels gedaan worden op machine’s met de kracht van misschien wel 10 jaar terug. En ondertussen dendert de trein die voldoet aan Moore's law voort: snellere en krachtige machine’s voor minder geld. Consumenten blijven wel doorkopen en inmiddels zijn thuis apparaten waar menig bedrijf… nee ze zijn niet jaloers, de bedrijven zijn inmiddels trots op hun super-beheersbare systemen. Dat ze qua gebruiksvriendelijkheid ook in eind jaren 90 zijn blijven steken doet daar niets aan af. Of wel?

Het is een trend die lijkt te breken. De jongeren nemen gewoon hun betere en slimmere ‘telefoons’ mee, met betere kalender en e-mail functionaliteit dan de standaard telefoons die ze uitgereikt krijgen. Vervolgens worden deze naar wens aangevuld met vele extra communicatiekanalen die hen in staat stelt hun werk sneller gedaan te krijgen. Het is jammer dat sommige instelling…

Continue reading...

100% zelfstandig

Even geen inhoudelijk geneuzel over het grote web, goede mens-machine interactie, ERP systemen of wat dan ook. Even een mededeling: sinds 1 juni ben ik niet langer meer werkzaam als werknemer bij The Bean Machine, maar werk ik als zelfstandige/zzp'er/freelancer(!)Hoewel ik het bij The Bean Machine bijna drie jaar lang ontzettend naar mijn zin heb gehad deed zich onlangs een niet voorziene kans voor waarvan ik heb besloten dat ik die moest pakken. Hoezeer ik mij ook verbonden voelde met het bedrijf waarvoor ik werkte, soms is verandering goed.Natuurlijk was ik al wat langer bezig met verzelfstandigen, maar overnight succes was er voor mij niet bij. (en als je het gelinkte artikel kent, dan duurt dat ook nog wel even ;) )Waarschijnlijk komen er nog wel samenwerkingen met The Bean Machine terug, maar vooralsnog ben ik dus vooral bezig met die klus waardoor ik het dus aandurfde om mijn arbeidscontract te beëindigen. In opdracht van de ING zal ik Postkantoren (voornamelijk technisch) on…

Continue reading...

[notes] What is driving Toyota

An article, posted more than 8 years ago filed in , , , , , , , & .

My notes on the 'What is Driving Toyota' article by Mel Duval on Baseline:

> “What strikes me about Toyota is, if you were to ask them if they have a technology strategy, they would probably say no, we have a business strategy,” says Philip Evans, a senior vice president at the Boston Consulting Group

> “It’s hard work,” Liker says. “You have to be willing to commit to practicing the concepts behind Toyota Production System (TPS) every day.”

Sakichi Toyoda's, founder of the Toyota Group, invented a loom (a device used to weave cloth) that would stop in case a thread snapped. This reduced defects and raised yields since a loom would not continue producing imperfect fabric and use up thread needlessly when broken. This process, of stopping production to prevent defects, became known as Jidoka.

Toyota constantly looks to improve its business processes by finding ways to take Muda (waste) out of the syst…

Continue reading...

Zijn de systemen klaar voor generatie Y en Z?

Generatie Y & Z, de generaties van mensen die na 1980 is geboren is, is inmiddels gearriveerd op de arbeidsmarkt. Nu misschien nog in overzichtelijke getale, straks kan er niet meer om de typische gedragingen van deze generaties heen gedraaid worden. Dit heeft gevolgen voor het bedrijfsleven en de systemen waar zij mee werken. De mensen van na 1980 zijn goed in het werken met technologie, maar zijn daarnaast veeleisend en misschien wel verwend in hun opstelling ten opzichte van 'hoe de dingen nu eenmaal zijn'. Iets voor lief aannemen doen zij niet meer. De generatie die opgegroeid is met grafische computer interfaces heeft leren communiceren met redelijk goed ontworpen communicatiemiddelen en zullen daarom niet accepteren dat communicatie in het bedrijfsleven vaak loopt via slecht ontworpen en inefficiënte systemen. Ik benadruk: niet accepteren. Waar eerdere generaties de gekozen systemen voor lief aannamen kan van de nieuwere generaties protest worden verwacht… of ze werken e…

Continue reading...

MKB, ERP en NUT

An article, posted more than 8 years ago filed in , , , , , , , , , & .

Blader door een blaadje voor ondernemers en er staan advertenties in van bedrijven die ERP systemen aan de man brengen. ERP systemen, in goed Nederlands: enterprise resource planning. Mooi natuurlijk dat dat kan, maar heb je daar als klein bedrijf nu ook wat aan?

Even in het kort, waarvoor zijn er eigenlijk ERP systemen? Het stelt het management binnen een bedrijf/organisatie (enterprise) in staat om te sturen (planning) op vraag en aanbod (resources) binnen een bedrijf. Door te weten wat waar speelt kunnen kosten gemakkelijker in kaart worden gebracht, kunnen vertragingen in de organisatie gemakkelijk worden herkend, etc.

Maar veel van die informatie heb je natuurlijk allang zelf binnen handbereik: de werknemers zijn te overzien doordat je een goede plek hebt binnen het bedrijf. En toch zit je soms te spelen met een spreadsheet programma, wat te rekenen met kosten. Kunnen ze om laag? Ben ik te duur? Maar mijn winst dan? Waar is iedereen mee bezig? Kan het niet efficiënter? W…

Continue reading...

Negen typische problemen van ERP systemen

An article, posted more than 8 years ago filed in , , , , , , , & .

In theorie kunnen ERP systemen veel tijd, en dus geld besparen, maar een groot deel van die in potentie aanwezige winst wordt niet gemaakt. Veel ERP systemen blijken in de praktijk toch niet zo gebruiksvriendelijk (Lucas, 2010).Typische problemen, voor velen waarschijnlijk erg herkenbaar, zijn:Moeilijk om de volgende stap te vinden in een scherm (waar moet ik nu op drukken?)Feedback en informatie is vaak onduidelijkDe manier van data invoeren zijn vaak omslachtig (of de gebruiker wordt niet gewezen op de slimmere manieren)Verplichte velden en zaken waarop gevalideerd wordt zijn niet altijd duidelijkHet is lastig een positie te bepalen in de applicatie, waardoor de gebruiker niet altijd weet hoe deze zijn of haar stappen kan reproducerenZoek functionaliteit werkt niet altijd op dezelfde manier in de applicatieIconen en labels zijn vaak onduidelijkDe functionaliteit achter knoppen is niet altijd voorspelbaar of inzichtelijkHoe er in lijsten geselecteerd kan worden is inconsistent.Deze…

Continue reading...

Overautomatisering

An article, posted more than 8 years ago filed in , , , , , , , , , & .

Alles kan geautomatiseerd worden. Het management kan bijna naar huis gestuurd worden. Een directeur of financial controller van een bedrijf hoeft slechts te kijken naar de getalletjes die automatisch worden gedestilleerd uit het proces waar overal gemeten wordt: meten is immers weten. Maar wordt alles wel gemeten dat er toe doet? Veel geïntegreerde ERP/CRM/financieel-oplossingen schermen met enorme kosten reducties, maar is dat op de langere termijn ook het geval? Wanneer de bandbreedte van interne communicatie wordt versmalt tot slechts de bytes die uren representeren met wat meta-data, hoe krijgt u dan te horen hoe de markt langzaam kritischer wordt ten aanzien van het aanbod van uw organisatie? Of kan dit wel ‘opgelost’ worden door een extern bureau die deze kennis, die al lang in de organisatie zelf zit, gaat opschrijven?Ik ontken niet dat het waardevol is om controle te hebben over wat er gebeurd. Meten is in ieder geval weten wat er gemeten wordt, en dat kan een zeer grote ver…

Continue reading...

murb blog